Z perspektywy najemcy – koszty eksploatacyjne

W teorii koszty eksploatacyjne są to wszystkie ponoszone przez wynajmującego koszty niezbędne do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości i utrzymania jej w niepogorszonym stanie. Zawierając umowę najmu powierzchni biurowej, niezależnie od czynszu i innych opłat, najemca zwyczajowo zobowiązuje się pokryć swój udział w tych kosztach.

Zobowiązanie zasadniczo polega na wnoszeniu comiesięcznych zaliczek na poczet pokrycia udziału najemcy w kosztach eksploatacyjnych. O tym, czy zaliczki wystarczyły i ewentualna nadwyżka zostanie zwrócona lub zaliczona na poczet przyszłych opłat, czy też nie wystarczyły na pokrycie tychże kosztów, a co za tym idzie – konieczna jest dopłata, najemca dowie się w kolejnym roku. W teorii najemca ma również możliwość dokonania audytu tych kosztów i ich zakwestionowania, jeśli stwierdzi, że zostały one naliczone nieprawidłowo, tj. niezgodnie z zawartą umową najmu. Tyle teorii.

W praktyce zawierania i wykonywania umów najmu komercyjnego kwestia kosztów eksploatacyjnych jest zdecydowanie bardziej złożona i mniej oczywista.

Aby możliwa była sensowna i wartościowa weryfikacja przez najemcę wydatkowania kosztów eksploatacyjnych przez wynajmującego, konieczne jest, aby umowa najmu w tym zakresie pozostawiała absolutne minimum wątpliwości lub najlepiej nie pozostawiała ich w ogóle. Praktyka dowodzi, że w większości przypadków proponowane przez wynajmujących wzory umów najmu, jeśli w ogóle dają coś najemcy w odniesieniu do kosztów eksploatacyjnych, to jest to iluzoryczne poczucie, że ma na cokolwiek wpływ. Wynajmujący argumentują, że taka formuła ma służyć zapewnieniu elastyczności w dążeniu przez nich do zapewnienia najwyższych standardów utrzymania budynków i ponoszeniu kosztów, które mogą się dopiero pojawić w przyszłości, a które nie są znane stronom na dzień zawarcia umowy.

Z perspektywy najemcy kluczowym pytaniem jest to, ile faktycznie będzie zobowiązany zapłacić wynajmującemu tytułem swojego udziału w kosztach eksploatacyjnych. Ponieważ w Polsce nie obowiązują jakiekolwiek normy prawne lub rynkowe standardy w tym zakresie, podstawa wyliczenia tej kwoty jest płynna i finalnie zależy od tego, na co umówią się obie strony. Na ostateczną kwotę, jaką najemca będzie musiał zapłacić wynajmującemu tytułem swojego udziału w kosztach eksploatacyjnych, wpływa wiele czynników. Najemca nie zawsze zdaje sobie z nich sprawę, a nawet jeśli o nich wie, to nie docenia ich znaczenia dla ostatecznego rozrachunku.

Do tych czynników należy zaliczyć w szczególności:

1) obszar nieruchomości, za którego utrzymanie będą ponoszone koszty eksploatacyjne,

2) formuła, w oparciu o którą kalkulowany jest udział najemcy w sumie kosztów eksploatacyjnych,

3) zdefiniowanie, co jest, a co definitywnie nie jest kosztem eksploatacyjnym,

4) zasady nabywania usług i wydatkowania środków z puli kosztów eksploatacyjnych,

5) weryfikacja w okresie najmu, czy dana usługa jest zapewniana lub dany koszt faktycznie wydatkowany

6) audyt kosztów eksploatacyjnych.

I tak najemca przed podjęciem zobowiązania w zakresie pokrycia udziału w kosztach eksploatacyjnych powinien w pierwszej kolejności ustalić, na co koszty będą wydatkowane. Kluczowe znaczenie ma bowiem to, czy najemca partycypuje w utrzymaniu budynku czy kompleksu budynków z rozległymi terenami zielonymi albo czy musi się składać na utrzymanie garaży zlokalizowanych na innej nieruchomości. O ile w tym zakresie mała jest przestrzeń do negocjacji, to kluczowa jest świadomość tej okoliczności po stronie najemcy, co definitywnie pomoże w podjęciu przez niego decyzji.

Odmiennie ma się natomiast kwestia formuły, na bazie której kalkulowany jest udział najemcy w sumie kosztów eksploatacyjnych. Tu jest przestrzeń do zmian, jeśli ta formuła nie została prawidłowo określona. Dobrym zwyczajem jest, aby przy pełnym wynajęciu budynku suma udziałów poszczególnych najemców zapewniała pokrycie nie więcej niż 100% kosztów eksploatacyjnych.

Niestety, nie wszędzie ten zwyczaj się przyjął i zdarza się, że zapisy proponowane w projektach umów przez wynajmujących zmierzają do bezpodstawnego obciążenia najemcy w ramach udziału większego niż udział, który wynikałby z prostego stosunku powierzchni najmu jego lokalu do powierzchni najmu całego budynku. Dzieje się tak choćby poprzez określenie wielkości udziału jako stosunku powierzchni brutto najmowanego lokalu do powierzchni najmu netto całego budynku. Suma tak zdefiniowanych udziałów wszystkich najemców przy pełnym wynajęciu daje definitywnie więcej niż 100% kosztów eksploatacyjnych.

Przedmiotem detalicznych negocjacji najemcy, a w przyszłości weryfikacji powinno być również to, co faktycznie będzie, a co nie będzie kosztem eksploatacyjnym. Z reguły do konfrontacji dochodzi, gdy wynajmujący zabiega, aby wskazany w umowie pozytywny katalog kosztów eksploatacyjnych nie był zamknięty, a najemca forsuje katalog negatywny, wskazujący, co definitywnie tym kosztem nie będzie. Kluczowe znaczenie w tym aspekcie ma jasne i precyzyjne określenie poszczególnych pozycji, aby możliwa była również ich późniejsza weryfikacja w ramach corocznego audytu kosztów eksploatacyjnych. Nie jest bowiem świadomą intencją najemcy płacenie np. za koszty, których poniesienie wynajmującemu zwrócił ubezpieczyciel, a za które to ubezpieczenie zapłacił wcześniej najemca w ramach swojego udziału, czy też płacenie za nakłady inwestycyjne wynajmującego poniesione na budynek, które to nakłady powinny być już skalkulowane w zaoferowanym najemcy czynszu.

Innym zjawiskiem, na dzisiaj zasadniczo nieobecnym na polskim rynku, powinno być oczekiwanie ze strony najemcy do zaprezentowania mu sformalizowanych zasad, jakimi kieruje się wynajmujący przy nabywaniu i zarządzaniu usługami i kosztami eksploatacyjnymi. Na rynkach dojrzalszych od polskiego wynajmujący nierzadko dysponują dokumentem, w którym definiują swoją politykę w tym zakresie. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie wielu zaskoczeń, jak choćby takiego, że deweloper będący jednocześnie zarządcą budynku ma w swojej grupie kapitałowej spółkę obrotu energią elektryczną i de facto sprzedaje prąd sam sobie po samodzielnie zdefiniowanej cenie, za co później płacą najemcy w ramach swoich udziałów w kosztach eksploatacyjnych tytułem utrzymania powierzchni wspólnych budynku.

Ostatnim ze wskazanych wyżej czynników jest zapewnienie najemcy narzędzi do efektywnej weryfikacji tego, czy usługi są faktycznie zapewniane, a także prawidłowo rozliczane i alokowane na poszczególnych najemców. O ile w pierwszej kwestii wystarczy zwykła czujność połączona ze świadomością tego, do czego zobowiązał się wynajmujący, o tyle w drugiej kwestii konieczne jest sformułowanie konkretnych rozwiązań w ramach umowy najmu. Rozwiązania te powinny obejmować zapewnienie efektywnego dostępu do pełnej dokumentacji wynajmującego w zakresie kosztów eksploatacyjnych, przy czym dostęp ten powinien realizować się we właściwych ramach czasowych i uzgodnionej lokalizacji. W przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości w rozliczeniach na niekorzyść najemcy umowa powinna zapewniać mechanizm polubownego zakończenia sporu, np. w postaci niezależnego eksperta, którego ocena wiąże strony. Pewnym problemem w tym zakresie może być jednak dostęp do niezależnych ekspertów w szczególności, gdy wynajmującym jest duży podmiot na rynku nieruchomości komercyjnych, który angażuje tych ekspertów do realizowanych przez siebie projektów.

Nie ulega wątpliwości, że niedoceniane do niedawna zagadnienie kosztów eksploatacyjnych w dobie pandemii i po niej zyska na znaczeniu, bowiem najemcy będą jeszcze dokładniej oglądać każdą wydawaną złotówkę.

Artykuł ten ukazał się oryginalnie w kwietniowo-majowym numerze Real Estate Manager.