NOWE OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z RODO – O CZYM MUSZĄ WIEDZIEĆ PRZEDSIĘBIORCY?

KODEKS PRACY CZ.III

3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Od 4 maja 2019 r. zaszły zmiany również w ustawie z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ustawa), które w znaczący sposób zmieniły sytuację pracodawcy realizującego funkcje społeczne w stosunku do pracowników i ich rodzin. Począwszy od wejścia w życie RODO 25 maja 2018 r. istniały wątpliwości w jakim zakresie, przez jaki okres oraz w jaki sposób pracodawca jest zobowiązany do przetwarzania danych osób zatrudnionych oraz członków ich rodzin, z uwagi na tak delikatną materię, jak sytuacja majątkowa lub zdrowotna uprawnionych do świadczeń z tytułu funduszu.

Nowelizacja przepisów wprowadza modyfikacje dotyczące:

– podstawy przetwarzania danych osobowych – punktem wyjścia przetwarzania danych jest zgoda pracownika zawarta w jego oświadczeniu o woli skorzystania z funduszu socjalnego, przy czym może on ją sporządzić samodzielnie lub skorzystać ze wzorów funkcjonujących u pracodawcy.

– upoważnień dostępu do danych – wyłącznie osoby indywidualnie oraz pisemnie upoważnione przez pracodawcę mogą mieć wgląd w akta dotyczące sytuacji materialnej oraz zdrowotnej pracowników a także członków ich rodzin. Ma to na celu ograniczenie podmiotów stykających się z danymi szczególnie wrażliwymi.

– dokumentów potwierdzających świadczenie – pracodawca może żądać przedstawienia danych osobowych w zakresie niezbędnym przy potwierdzeniu uprawnienia do otrzymania świadczeń z funduszu. Ustawa jednak nie wymienia dokumentów, których pracodawca może się domagać, jednak z pewnością dotyczą one: oświadczeń o sytuacji życiowej, majątkowej, rodzinnej, dokumentacji medycznej i innych.

W związku z powyższym w celu realizacji świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na pracodawcy spoczywa obowiązek pozyskania pisemnych oświadczeń od pracowników lub dostosowania już funkcjonujących formularzy tak, aby zawierały zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto należy nadać upoważnienia osobom mającym wgląd w dane wrażliwe osób zatrudnionych oraz ich rodzin. Wreszcie należy mieć na uwadze minimalizację przetwarzanych danych osobowych, poprzez weryfikację, które dokumenty faktycznie potwierdzają uprawienie do świadczeń z funduszu.