Koronawirus, a zgromadzenia wspólników spółek – zmiany w KSH
Wchodząca w życie ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (dalej „Ustawa”) wprowadza szeroko komentowaną tzw. tarczę antykryzysową.
Długość, forma przygotowania i zawiłość zapisów Ustawy, a w konsekwencji problemy interpretacyjne zajmują obecnie prawników, w tym także zespół KOLS.
W niniejszym wpisie skoncentrujemy się na wprowadzonym Ustawą ułatwieniu funkcjonowania spółek kapitałowych – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, poprzez umożliwienie uczestniczenia ich organów w zgromadzeniach przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Poniżej wskazujemy jakie zmiany nastąpią w odniesieniu do Kodeksu Spółek Handlowych (KSH).
1. Zarząd
Dotychczas zasadą było, że Zarząd był zobligowany do podejmowania uchwał na posiedzeniach, na których członkowie zarządu musieli uczestniczyć osobiście. Podejmowanie uchwał poprzez wykorzystanie środków porozumiewania się na odległość lub w trybie pisemnym było dopuszczalne, o ile statut (lub umowa spółki) przewidywał expressis verbis taką możliwość.
Ustawodawca w nowelizacji KSH odwrócił powyższą zasadę skutkiem czego, o ile statut spółki wyraźnie tego nie zakazuje, członkowie zarządu mogą:
– uczestniczyć w posiedzeniach Zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
– podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
– brać udział w podejmowaniu uchwał Zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu.
2 . Rada Nadzorcza
Analogiczne postanowienia ustawodawca przewidział dla funkcjonowania Rady Nadzorczej w spółkach. Dozwolone jest zatem uczestnictwo w posiedzeniach Rady Nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość pod warunkiem, że umowa spółki takiego uczestnictwa wyraźnie nie zakazuje.
Zgodnie z nowymi przepisami, o ile umowa spółki tego nie zabrania, członkowie Rady Nadzorczej mogą:
– uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
– brać udział w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej. Jednakże oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady Nadzorczej,
– podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała jest ważna, gdy:
a) wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz,
b) co najmniej połowa członków Rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
3. Zgromadzenie Wspólników (Walne Zgromadzenie)
Wreszcie nowelizacja KSH przewiduje tożsame uprawnienia dla ostatniego z organów spółki – Zgromadzenia Wspólników (Walnego Zgromadzenia). O ile umowa spółki tego wprost nie zakazuje, Wspólnicy mogą wziąć udział w Zgromadzeniu Wspólników (Walnym Zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Udział ten obejmuje w szczególności:
– dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad,
– wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Co jednak ważne Rada Nadzorcza (lub w przypadku jej braku w spółce z o.o. – Wspólnicy) muszą określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w Zgromadzeniu Wspólników (Walnym Zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin ten nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Ponadto w przypadku spółki z o.o., gdy udział w Zgromadzeniu Wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu o zwołaniu Zgromadzenia Wspólników należy dodatkowo zamieścić informacje o:
– sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
– wypowiadania się w jego trakcie,
– wykonywania na nim prawa głosu oraz
– wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
W odniesieniu do Zgromadzeń Wspólników zwołanych przed 1 kwietnia 2020 roku zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nim w procedurze opisanej powyżej, z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania Zgromadzenia Wspólników i nie później niż na 4 dni przed dniem odbycia zgromadzenia.
Jeśli chodzi zaś o spółkę akcyjną – w sytuacji wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia Walnego Zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.
Odnośnie do Walnych Zgromadzeń zwołanych przed dniem 1 kwietnia 2020 roku, zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania Walnego Zgromadzenia i nie później niż na 4 dni przed dniem jego odbycia.
Podsumowując:
– Pandemia koronawirusa, wymuszając ‘digitalizację’ wielu dziedzin życia i gospodarki spowodowała wprowadzenie ułatwienia funkcjonowania spółek kapitałowych, poprzez umożliwienie uczestniczenia ich organów w zgromadzeniach przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
– Ze względu na funkcjonujący szeroko w praktyce sposób redagowania dokumentów korporacyjnych spółek (tj. nie umieszczanie w nich zakazu przeprowadzenia takich zgromadzeń) należy założyć, że taka możliwość otwiera się dla zdecydowanej większości podmiotów.
– W celu prawidłowego korzystania z możliwości uczestnictwa zdalnego w Zgromadzeniu Wspólników lub Walnym Zgromadzeniu, spółki zobowiązane są do posiadania regulaminu opisującego zasady uczestnictwa. Zespół KOLS jest przygotowany do wsparcia swoich Klientów w tym zakresie.